Anleitung zum Kundenportal

Nutzen Sie unsere Suchfunktion

Zugriff auf das "Track & Trace" -Portal

In die Sendungsverfolgung (Track & Trace) gelangen Sie über die angeheftete Kachel auf dem Dashboard durch Klick auf die Schrift „Track & Trace“.

Sie können auf der Kachel auch direkt eine Sucheingabe tätigen und mit ENTER ausführen.

Sendungsübersicht

Sofern man ohne eine Sucheingabe in die Sendungsverfolgung abspringt, erhält man eine Übersicht der letzten Sendungen. Durch die Eingabe von Suchparametern in den Suchfeldern [1], erhalten Sie das gewünschte Suchergebnis in der Ergebnisliste [2]. So können Sie z.B. das Versanddatum einschränken.

Neben der Eingabe von Parametern wie Kundenreferenznummer, Collinummer, Sendungsnummer Partner oder der Einschränkung des Versanddatums, können Sie Ihre Ergebnisse nach weiteren Kriterien filtern lassen.

 

Sendungen filtern

Zusätzlich zu den Suchparametern kann man die Sendungen nach Produktenund dem aktuellen Status filtern.

Beispiel: Ich möchte nur die Terminsendungen eines bestimmten Versandtages sehen (…).

Ansicht exportieren

Die aktuelle Ergebnisliste lässt sich mit einem Klick auf den Button „EXCEL Export“ exportieren und in Microsoft EXCEL öffnen.

Der Button „erw. EXCEL Export“ ist eine Möglichkeit, um Exporte in einem bestimmten Format zu planen und ausführen zu lassen. Das Ergebnis kann man sich per Mail schicken lassen.

Spalten anpassen

Die Reihenfolge der Spalten für die Ergebnisliste kann nach Belieben angepasst werden. Die Position einer Spalte kann man ändern, indem man mit der Maus die gewünschte Spaltenüberschrift „greift“ und an eine andere Position versetzt.

Die Auswahl der Spalten kann man im Untermenü des Suchfeldes vornehmen. Wichtig ist, dass man das Layout anschließend abspeichert, damit es beim nächsten Aufruf wieder angezeigt wird.

Schnellfunktionen

Hinter jeder Sendung in der Ergebnisliste sind 6 Symbole eingeblendet, mit denen man mit einem Mausklick schnelle eine Funktion durchführen kann.

Hier die Funktionen gemäß den Symbolen von links nach rechts:

  • Sendung auf Pinnwand setzen
    • Für den Fall, dass man eine Sendung „beobachten“ möchte und sie schnell im Zugriff braucht (…)
  • Kommentar zu einer Sendung erfassen
    • Nur für den eigenen, internen Gebrauch (…) – die Übermittlung des Kommentars an uns erfolgt nicht.
  • Sendung ausblenden
    • Für den Fall, dass die Sendung uninteressant für die Ergebnisliste ist und dort vorerst nicht mehr angezeigt werden soll
  • Sendungsdokumente
    • aktuell noch ohne weitere Funktion
  • Sendung drucken
    • Sendungszusammenfassung wird per PDF erstellt und als Übersicht gedruckt werden
  • Label drucken
    • Zu jeder Sendung aus dem Track & Trace kann nun auch ein HARTMANN Versandetikett gedruckt werden
    • Ausgeblendete Sendungen wieder einblenden

Pinnwand

Auf die Pinnwand gelangt man, indem man mit der Maus auf das Navigationsmenü links geht. Es erscheint ein Menüdialog und man ruft „Pinnwand-Sendungen“ auf.

Detailansicht Sendung

Aus der Ergebnisliste oder aus der Pinnwand heraus gelangt man mit einem Klick auf den Listeneintrag in die Detailansicht der Sendung.

Hier hat man die gesamte Sendung im Überblick:

  • Basisdaten

  • Sendungsverlauf

  • Adressen & Positionen

  • Gefahrgut

  • Zusatztexte

  • Beträge

  • Statusmeldungen

  • Scaninformationen

  • Sendungstraces

  • Dokumente

Im Sendungsverlauf wird Ihnen in einer entsprechenden Symbolfolge der Status der Sendung dargestellt:

Die Sendung durchläuft insgesamt 6 Phasen. Ist eine Phase

beendet, fährt sich das Statussymbol farblich.

  1. Auftragsdaten erhalten

  2. Abholung Kunde (Abholung Versender)

  3. Beladung Versanddepot

  4. Entladung Empfangsdepot

  5. In Zustellung

  6. Anlieferung Kunde

Sollte in einem der Messpunkte ein Fehler auftauchen/entstehen

(Packstück fehlt, Packstück beschädigt) werden die Statussymbole rot eingefärbt.

Kommt es zu einer bewussten Verzögerung (z.B. durch eine nötige Avisierung) oder zu einer Laufzeitverzögerung durch z.B. ein verspätetes Eintreffen unseres LKW, dann wird der Status für den Messpunkt gelb eingefärbt.

Die Übersicht über die Scanvorgänge in den einzelnen Messpunkten kann man im Untermenü Scaninformationen einsehen:

Im Unterpunkt Dokumente hat der Kunde die Möglichkeit, sich einen Ablieferbeleg für zugestellte Sendungen anzeigen zu lassen. Sollte der Beleg nicht verfügbar sein, wenden Sie sich bitte an unseren Service.

Aus der Sendungsübersicht kann der Kunde zusätzlich über die Schnellfunktion “Dokumente anzeigen” seinen Ablieferbeleg aufrufen.

Für die Stückgutsendungen die wir innerhalb des CargoLine Netzwerkes für sie weiterverladen erhalten wir ETA Informationen (Estimated Time of Arrival).

Wir wissen also mit einer Genauigkeit von +/- 1 Stunde wann die Sendung beim Empfänger eintrifft. Wenn uns diese wichtige Information vorliegt, wird diese auch für Sie in der Detailansicht zur Sendung angezeigt.

 

Aufträge erfassen

Die Auftragserfassung ist für die Erfassung von Transportaufträgen für die Spedition gedacht.

In der Auftragserfassung gibt es drei verschiedene Bereiche die man als Benutzer ansteuern kann:

  1. Die Auftragserfassung mit drei verschiedenen Auftragsarten
    a) Versandauftrag (für reguläre, nationale Zustellsendungen)
    b) Beschaffungsauftrag (für die Erfassung von Beschaffungsaufträgen oder Retouren)
    c) Europaaufträge (für die Erfassung von internationalen Sendungen mit entsprechenden Produkten)
  1. Vorlagen
    a) Mit Hilfe der Vorlagen kann man Erfassungen vereinfachen und die Eingaben abkürzen
  1. Adressen
    a) In das Adressbuch kann man per Import die Adressen aus seinem eigenen ERP-System importieren und für die Erfassung übernehmen
    b) Hierbei kann man der Adresse eine oder mehrere Rollenzuweisen
  2. Artikel
    a) Mithilfe der Artikel kann man die Sendungs-Positionen halbautomatisiert erfassen. Das bietet sich gerade bei wiederkehrenden Sendungsstrukturen an

Auftragsübersicht

Über das Navigationsmenü auf der linken Seite gelangt man über „Aufträge“ in die Auftragsübersicht. Hier kann man die erfassten Sendungen anhand der Suchfelder und -parameter suchen.

Über die Einträge in der Ergebnisliste kann man die Aufträge öffnen und bearbeiten.

Achtung: Aufträge lassen sich nur bearbeiten solange sie noch nicht gesendet/freigegeben wurden.


Mit einem Klick auf „Neuer Auftrag“ gelangt man in die Erfassung einer neuen Sendung. Vorab muss jedoch augewählt werden, in welcher Auftragsart man eine Sendung erfassen möchte.

Auftrag erstellen

Die Erfassungsmaske für einen neuen Auftrag ist in folgende Bereiche unterteilt:

  • Auftragsdaten
    • Sog. Kopfdatenerfassung
    • Produkte (Termine, Premium, Avisierung)
  • Adressen
    • Auftraggeber ist bereits ausgefüllt
      • Versender wird vorausgefüllt (bei Neutralversand kann dieser geändert werden)
    • Empfänger
    • Alle Adress-Erfassungen können über das Adressbuch bedient werden
  • Positionen
    • Pflichtfelder: Anzahl, Art (Packmittel), Länge x Breite x Höhe
    • Abmessungen müssen in der Einheit „Meter“ (m) eingegeben werden
  • Gefahrgut (optional)
  • Zusatztexte
    • Hinweise zur Abholung und Zustellung
  • Textschlüssel

Auftragsdaten

Im Bereich der Auftragsdaten werden alle allgemeingültigen Informationen zur Sendung erfasst. Hierbei sind folgende Pflichtfelder zur füllen:

  • Kundenreferenznummer
  • Warenwert
  • Abholdatum

Unsere wählbaren Zusatz-Produkte wurden in Kategorien zusammengefasst:

Termindienst (1)

  • NightLine Fix (Fixtermin)
  • NightLine NextDay (Zustellung am nächsten Werktag bis 16 Uhr)
  • NightLinePlus bis 8 Uhr (Zustellung am nächsten Werktag bis 8 Uhr)
  • NightLinePlus bis 10 Uhr
  • NightLinePlus bis 12 Uhr
  • NightLinePlus Fixtermin bis 8 Uhr (Kombination Fixtermin + Zustellung bis 8 Uhr)
  • NightLinePlus Fixtermin bis 10 Uhr
  • NightLinePlus Fixtermin bis 12 Uhr
  • Termindienst! Auslieferung spätestens am dd.mm.yyyy (ab Tag C auswählbar)

Avisprodukt (2)

  • Elektronisches Avis (Empfänger erhält per Mail/SMS einen Link, um sich sein gewünschtes Zustellzeitfenster auszuwählen)
  • Fahreravis (Avisierung der Zustellung durch den Fahrer auf dem Weg zum Empfänger)
  • Telefonisches Avis (Ein Mitarbeiter des Empfangsspediteurs meldet sich telefonisch beim Empfänger, um das Zustellzeitfenster zu vereinbaren)

B2C-Produkt (3)

  • B2CLine
  • B2CLinePlus
  • B2CLinePremium

Adressen

Folgende unterschiedliche Adresstypen gibt es:

  • Auftraggeber (ist fest vorausgefüllt anhand der Stammdaten)
  • Beladeadresse/Versender (ist ebenfalls vorausgefüllt, kann aber geändert werden)
  • Entladeadresse/Empfänger
  • Neutraler Versender (optional)
  • Neutraler Empfänger (optional)

Alle Adressen können aus dem Adressbuch gewählt werden,
dafür muss das Adressbuch mit diesen gefüllt sein.

Über das Eingabefeld „Suchbegriff“ wird das Adressbuch
angesprochen und man kann aus den eingeblendeten Vorschlägen auswählen.

Positionen

In diesem Bereich werden die einzelnen Sendungspositionen erfasst. Hier müssen folgende Pflichtfelder berücksichtigt werden: Anzahl, Art (Packmittel), Länge, Breite & Höhe

Im Auswahlmenü „Art“ wählt man die Art des Verpackungsmittels/Ladungsträgers aus. Die Abmessungen sind in der Einheit „Meter“ (m) zu erfassen.

Mit einem Klick auf das „+“-Symbol kann der Erfassung eine weitere Positionszeile hinzugefügt werden. (…)

Gefahrgut (optional)

In den Stammdaten der Erfassung haben wir das ADR-Werk 2019 importiert. Dieses ist die Basis für die Erfassung von ADR-Daten in diesem Bereich.

Über die Eingaben werden dem Erfasser Vorschläge angeboten, die für die vollständige und korrekte ADR-Erfassung notwendig sind.

Zusatztexte

Im Bereich der Zusatztexte gibt es die Möglichkeit, freie Hinweise zur Abholung beim Versender oder für die Anlieferung beim Empfänger zu erfassen.

Textschlüssel

Im letzten Bereich der Erfassung wird dem Erfassungsbenutzer eine kleine Auswahl an Textschlüsseln angeboten, die nicht in eine Produktkategorie fallen. Es handelt sich um zusätzliche Hinweise (z.B. „Zustellung mit Hebebühne“), die ergänzend ausgewählt werden können, wenn Sie für die Zustellung erforderlich und wichtig sind.

Aufträge speichern und validieren

Am Ende der Erfassungsmaske gibt es drei Buttons

  • Zwischenspeichern
  • Validieren & Speichern
  • Validieren & Speichern & Nächster Auftrag
Durch den Button „Zwischenspeichern“ werden Aufträge

gespeichert, ohne dass die Pflichtfelder geprüft werden.

Mit „Validieren & Speichern“ lässt man den gesamten Auftrag auf die Eingabe der Pflichtfelder und Fehler überprüfen:

  • Kombination unzulässiger Produkte (bspw. Avis und Fixtermin)
  • Fehlende Zusatztexte bei Produktauswahl (bspw. keine Telefonnummer bei Avisprodukt)
  • Fehlende Pflichtfeldeingaben (bspw. Abmessungen)
  • Fehlende NVE Zuordnungen
  • Fehlende/Fehlerhafte Adresseingaben
  • Abholdatum in der Vergangenheit
 

Wurde ein Fehler festgestellt, bekommt der Erfasser folgende Meldung am oberen Bildschirmrand:

Im Auftrag wird man dann an den fehlerhaften Stellen auf die notwendigen Korrekturen hingewiesen:

 

Ist die Überprüfung der eingegebenen Sendungsdaten
erfolgreich, erhält der Erfasser folgende Meldung am oberen Bildschirmrand:

 

Mit „Validieren & Speichern & Nächster Auftrag“ prüfen Sie den aktuellen Auftrag und starten bei erfolgter Validierung sofort die nächste Erfassung.

Achtung: Nur bei erfolgreicher Prüfung können Sendungen freigegeben werden und sind für uns sichtbar.

Mit der Freigabe einer Sendung übermitteln Sie verbindlich einen digitalen  Speditionsauftrag an die Spedition Hartmann.

Aufträge freigeben

Eine Freigabe der Sendungen erfolgt entweder einzeln direkt
aus der Sendung heraus (..) oder aus der Übersicht der Sendungen per Einzel-
oder Mehrfachselektion.

 
Einzelne Freigabe

Am oberen Rand der Detailansicht der Sendung hat man per Button die Möglichkeit die Sendung einzeln freizugeben.

Sammel-Freigabe

In der Übersicht der erfassten Aufträge kann man erkennen,
welche Aufträge bereits geprüft wurden und welche auch bereits
freigegeben/gesendet wurden.

Dazu muss man ggf. die Spaltenanordung der Ergebnisliste neu anordnen um die Spalten „Gesendet“ und „Auftrag erfolgreich validiert“ zu sehen.

 

Über die Checkbox vor dem Eintrag in der Ergebnisliste kann man eine oder mehrere Sendungen markieren und in einem Vorgang freigeben.

ACHTUNG:
  • nur fehlerfreie Sendungen können freigegeben werden
  • nach Freigabe einer Sendung ist keine weitere Änderung möglich! Sollte eine weitere Änderung notwendig sein, wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner

Labeldruck

Zu jedem erfassten und freigegebenen Packstück benötigt dieses eine eindeutige Kennzeichnung mit unserem Versandetikett/Label.

Das Etikett können Sie zu jeder Sendung einzeln aus der Sendung heraus drucken oder auch gesamthaft per Mehrfachselektion aus der Ergebnisliste erstellen.

Sie erhalten in einem Zwischendialog die Möglichkeit zur Einstellung der Seitengröße des Etiketts. Bei Bedarf kann hier auch direkt die Startposition eingegeben werden. (Mehrfachbogen).

 

Nach Bestätigung der gewünschten Einstellungen erhalten Sie
ein PDF Dokument welches Sie auf dem gewünschten Drucker ausgeben können.

Das Versandetikett trägt unsere jeweils eine 3-stellige
Buchstaben- oder Zahlenkombination und ist für unsere die Zuordnung auf der
Halle und die korrekte Disposition notwendig.

Druck Ladeliste

Die Ladeliste dient dazu eine Übersicht über die aktuelle Abholung auszudrucken. Diese können Sie sich vom abholenden Fahrer quittieren lassen.

In dieser Auftragserfassung gibt es keine „starre“ Ladeliste mehr. Sie entscheiden über die Mehrfachselektion in der Ergebnisliste, welche Sendung Sie auf der Ladeliste andrucken möchten.

In der Ladeliste erhalten Sie eine Zusammenfassung für die zu verladenden Sendungen.

Trackingmail an Kunden automatisch erzeugen

Um für Ihren Empfänger/Kunden eine automatisierte Mail mit Trackinglink zu erzeugen, müssen Sie in der Auftragserfassung bei der Empfängeradresse eine gültige Mailadresse in der Kommunikationsart „Trackingmail“ angeben.

Mit Freigabe der validierten Sendung wird diese Trackingmail erzeugt und an die Mailadresse verschickt.

Die Mail enthält einen Link zu einer Trackingseite auf der der Empfänger/Kunde den Lieferstatus verfolgen kann.

Trackingmail manuell auslösen

Ein Trackinglink kann auch jederzeit nochmal nach Freigabe der Sendung erzeugt werden.
Hierzu wechselt man ins Modul Track & Trace und ruft sich die Sendung auf.
In der Detailansicht der Sendung hat man in der oberen Steuerleiste die Möglichkeit einen Trackinglink an eine beliebige Mailadresse zu verschicken.
 

Warenannahmezeiten fest im Adressbuch hinterlegen

Im Modul der Auftragserfassung gibt es das Adressbuch, welches man mit Kundenadressen füllen kann.

Innerhalb dieser Adresse hat man die Möglichkeit zusätzliche Freitext-Informationen zur Anlieferung fest vorzugeben, wie z.B. Warenannahmezeiten.

Diese werden automatisch bei Auswahl der Adresse in den Auftrag übernommen und gespeichert.

 

Direkt aus der Auftragserfassung zum T&T

Nach Freigabe der Sendung im Modul der Auftragserfassung kann man direkt aus der Sendung auch gleich in die Sendungsverfolgung (Modul Track & Trace) springen um den Sendungsstatus einzusehen. Dazu klickt man in der oberen Steuerleiste auf den Button mit dem LKW „Zum Track & Trace“. Dann wechslet man sofort in die Detailansicht der Sendungsverfolgung.

Druckeinstellungen vorgeben

Beim Labeldruck wird man in der Regel jedes Mal gefragt in welchem Format die Versandetiketten ausgedruckt werden soll.

Diese Einstellung kann man in den Benutzereinstellungen fest vorgeben.

Um in seine Benutzereinstellungen zu gelangen klickt man auf den Benutzernamen oben rechts in der Ecke und geht in die Einstellungen.

Am Ende der Einstellungen-Seite kann man das Druckformat umstellen und abspeichern.